簡単に、エクセルの作業効率をアップする15のTips

エクセルの設定をカスタマイズして、作業効率をアップする15のTipsをChandoo.orgから紹介します。

15 tips on customizing MS Excel

15 MS Excel Tips to Make you a Productivity Guru

各Tipsの表記は、当方のエクセル2003に準じています。

会社時代、納品したエクセルのプロパティに変な名前があってナミダモノでした。14番のTipsを知ってれば、全員に設定したのになぁ。

  1. 入力後のセルの移動方向を変更
  2. 新規ファイルのシート数を変更
  3. デフォルトのフォントを変更
  4. カスタマイズしたリストでオートフィル
  5. 使用できる色を増やす
  6. 数値の桁区切りの記号を変更
  7. 数式のエラーを非表示
  8. 自動修正に用語を登録
  9. 常にすべてのメニューを表示
  10. 画像を圧縮し、ファイル容量を軽減
  11. 自動計算で時間がかかるのを解除
  12. テンプレートを設定
  13. オフィス間でグラフをコピペ
  14. ファイルから個人の名前などを取り除く
  15. メニューを自分用にカスタマイズ

1. 入力後のセルの移動方向を変更

データを入力後のセルの移動方向を変更します。

エクセルのキャプチャ
  1. メニューから、[ツール]-[オプション]を選択。
  2. 「オプション」ウインドウから、「編集」タブを選択。
  3. 「設定」の中から、「入力後にセルを移動する方向」のチェックをし、プルダウンから下・右・上・左を選択し、「OK」ボタンをクリックします。

2. 新規ファイルのシート数を変更

エクセルのファイルを新規で作成した際、シート数がデフォルトで3になっているのを変更します。

エクセルのキャプチャ
  1. メニューから、[ツール]-[オプション]を選択。
  2. 「オプション」ウインドウから、「全般」タブを選択。
  3. 「設定」の中から、「新しいブックのシート数」の数値(3)を変更し、「OK」ボタンをクリックします。

3. デフォルトのフォントを変更

デフォルトで使用するフォント(MS Pゴシック)を変更します。

エクセルのキャプチャ
  1. メニューから、[ツール]-[オプション]を選択。
  2. 「オプション」ウインドウから、「全般」タブを選択。
  3. 「設定」の中から、「標準フォント」を変更し、「OK」ボタンをクリックします。

4. カスタマイズしたリストでオートフィル

「日」「月」と入力した二つのセルを選択し右下の小さなポインタをドラッグすると、続くセルに自動的に「火」「水」とオートフィル機能でデータを入力します。このリストにカスタマイズしたものを追加します。

エクセルのキャプチャ
  1. メニューから、[ツール]-[オプション]を選択。
  2. 「オプション」ウインドウから、「ユーザー設定リスト」タブを選択。
  3. 「ユーザー設定リスト」の中から「新しいリスト」を選択し、「リストの項目」にカスタマイズしたリストを一つごとに改行し、「追加」ボタンをクリックします。
    また、「リストの取り込み元範囲」のボタンをクリックすると、入力したデータからリストを取り込むことができます。

5. 使用できる色を増やす

エクセル(2003とそれ以前)で標準で利用できる色数は56色です。さらに多くの色をRGB値で定義することができます。

エクセルのキャプチャ
  1. メニューから、[ツール]-[オプション]を選択。
  2. 「オプション」ウインドウから、「色」タブを選択。
  3. 「変更」ボタンをクリックし、「色の設定」ウインドウを開きます。
  4. 「ユーザー設定」タブを選択し「カラーモデル」を「RGB」にすると、RGB値で色を作成し登録することができます。

6. 数値の桁区切りの記号を変更

1,000など数値の桁区切りや小数点の記号を変更します。
日本では桁区切りは「,(コンマ)」ですが、フランスやドイツなどでは「.(ピリオド)」です。
参考:世界各国での数字の区切り方

エクセルのキャプチャ
  1. メニューから、[ツール]-[オプション]を選択。
  2. 「オプション」ウインドウから、「インターナショナル」タブを選択。
  3. 「数値の表示方法」の「システムの桁区切りを使用する」のチェックをはずし、小数点や桁区切りの記号を変更し、「OK」ボタンをクリックします。。

7. 数式のエラーを非表示

わずらわしい数式のエラーを非表示にします。

エクセルのキャプチャ
  1. メニューから、[ツール]-[オプション]を選択。
  2. 「オプション」ウインドウから、「エラーチェック」タブを選択。
  3. 「ルール」の「領域内の矛盾した数式」のチェックをはずし、「OK」ボタンをクリックします。

8. 自動修正に用語を登録

「(c)」と入力すると、自動で「©」に修正されるオートコレクトに用語を登録します。

エクセルのキャプチャ
  1. メニューから、[ツール]-[オプション]を選択。
  2. 「オプション」ウインドウから、「スペルチェック」タブを選択し、「オートコレクト オプション」ボタンをクリックします。
  3. 「修正文字列」に入力時のテキスト、「修正後の文字列」に確定後のテキストを入力し、「追加」ボタンをクリックします。

9. 常にすべてのメニューを表示

メニューのすべてを常に表示します。

エクセルのキャプチャ
  1. メニューから、[ツール]-[ユーザー設定]を選択。
  2. 「ユーザー設定」ウインドウから、「オプション」タブを選択します。
  3. 「メニューとツールバー」の「常にすべてのメニューを表示する」をチェックし、「閉じる」ボタンをクリックします。

10. 画像を圧縮し、ファイル容量を軽減

使用している画像をウェブ用に圧縮し、エクセルのファイル容量を軽減します。

エクセルのキャプチャ
  1. メニューから、[ファイル]-[名前を付けて保存]を選択。
  2. 「ツール」から、「図の圧縮」を選択します。
  3. 「解像度の変更」の「Web/画面」をチェックし、「OK」ボタンをクリックします。

11. 自動計算で時間がかかるのを解除

数式が大きい範囲の際、計算を自動で行うと時間がかかるときがあるため、計算を手動にします。

エクセルのキャプチャ
  1. メニューから、[ツール]-[オプション]を選択。
  2. 「オプション」ウインドウから、「計算方法」タブを選択します。
  3. 「計算方法」の「手動」をチェックし、「OK」ボタンをクリックします。

12. テンプレートを設定

フォーマットが決まっているエクセルを何度を作成する際は、テンプレートを設定します。

エクセルのキャプチャ
  1. メニューから、[ファイル]-[名前を付けて保存]を選択。
  2. 「ファイルの種類」から、「テンプレート(*.xlt)」を選択し、「保存」ボタンをクリックします。
  3. 保存したファイルは、エクセルのテンプレートファイルになります。

13. オフィス間でグラフをコピペ

エクセル、パワーポイント、ワード、アウトルックなどオフィス間でチャートやテーブルをコピーして、画像としてペーストし軽量化をします。

エクセルのキャプチャ
  1. チャートやテーブルをコピーします。

  2. ペーストする際に、メニューから、[編集]-[形式を選択して貼り付け]を選択。
  3. 「貼り付ける形式」から、「図(拡張メタファイル)」を選択し、「OK」ボタンをクリックします。

14. ファイルから個人の名前などを取り除く

エクセルファイルのプロパティに個人の名前などが入ったまま納品してしまうことがありますが、これらの個人情報を自動で取り除くようにします。

エクセルのキャプチャ
  1. メニューから、[ツール]-[オプション]を選択。
  2. 「オプション」ウインドウから、「セキュリティ」タブを選択します。
  3. 「プライバシーに関するオプション」の「保存時にファイルのプロパティから個人情報を削除する」をチェックし、「OK」ボタンをクリックします。

15. メニューを自分用にカスタマイズ

自分用にカスタマイズしたメニューを作成します。

エクセルのキャプチャ
  1. メニューから、[ツール]-[ユーザー設定]を選択。
  2. 「ユーザー設定」ウインドウから、「コマンド」タブを選択します。
  3. 既存のメニューの変更や新規のメニューを作成し、使用することができます。

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