美しい日本語を使いたい、ワンランク上のビジネスメールの作法
Post on:2011年4月25日
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「お世話になっております」、「了解しました」、「取り急ぎ、お礼まで」など、ビジネスメールでよく使用する言い回しの間違った使い方、正しい使い方など、ビジネスメールのワンランク上の作法を紹介します。
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下記は、月刊誌「日経おとなのOFF 4月号 美しい日本語」で紹介されている「『美メール』の作法」から、特に気になった箇所をピックアップしてまとめたものです。
マナー以前のビジネスメールの常識
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- メールの件名は具体的に
- 内容が分かる具体的な件名にしましょう。
- 「こんにちは」「お願い」「なるはやで」は、ダメ。
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- 返信メールの件名は変更しない
- 同じ議題であれば件名は変更せずに、「Re: 」を付加して返信しましょう。
- 議題を変更する際は、「was: 」を使用して元の件名を残します。
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- メールの書き出しには挨拶をいれる
- 簡単な挨拶は忘れないようにしましょう。
- 例：「お世話になっております。」「お疲れさまです。」など
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- 「結論→理由→詳細」の順で
- メールの内容は、要点を素早く伝えるために結論から記しましょう。
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- 一文一義
- 長い文章は読みづらいので、一つの文に一つの内容で記しましょう。
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- 箇条書きの活用
- 要点が二つ以上ある時は、箇条書きを使用すると分かりやすくなります。
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ワンランク上のビジネスメールの作法
よく使用するフレーズも微妙な言い回しの違いで印象がだいぶ変わります。
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- 普通
- 変更の件、了解しました
- ワンランク上
- 変更の件、承知しました
- メモ
- 仲間内であれば「了解」でもよいが、目上の人などには「承知しました」が適切。
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- 普通
- お世話になっております
- ワンランク上 このたびは、お世話になります
- メモ
- 初めての相手に使用する場合。
「初めてメールをお送りいたします」でも可。
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- 普通
- お忙しいところ恐縮ですが
- ワンランク上 ご多用のところ恐縮ですが
- メモ
- 「お忙しい」「ご多忙」は悪印象。
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- 普通
- 資料を受け取りました
- ワンランク上 資料を拝見いたしました
- メモ
- 謙譲語を使用して、丁寧なニュアンスに。
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- 普通
- 取り急ぎ、お礼まで
- ワンランク上 まずは、お礼を申し上げます
- メモ
- 「取り急ぎ」は「忙しいなか、とりあえず」というニュアンスになるので失礼。
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- 普通
- 当日はちょっと都合がつきません
- ワンランク上 当日はあいにく都合がつきません
- メモ
- 「ちょっと」は口語、「あいにく」などに置換。
シーン別のビジネスメールの作法
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- スケジュールの調整
- やり取りは一往復半を想定して、メールを書く。
最初のメールで複数の候補日を提示するなど、効率の良いメールにする。
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- 催促
- 要件を催促するのではなく、まずは送信したメールが届いているか確認をする。これだけでやんわりと催促することができる。
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- 断る
- まずは誘ってくれたことに感謝を伝え、最後に「また誘ってほしい」と次に繋がる言葉を添える。
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- 依頼
- こちらの都合をおしつけるのではなく、低姿勢に相手の事情を考慮して相談する形をとる。
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- 苦情
- 感情的にならずに客観的に現状を説明し、希望する対応を伝える。
同著者の本に、多数の事例とともに77のルールをとりあげたメールの指南書があります。
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