フリーランスの人も知っておきたい！メールで要件やスケジュール、修正の内容をやり取りする時のガイドライン

Web制作に限らず、制作業界すべてのマネジメントにおいて、要件やスケジュールの確認、変更や修正内容の確認は、非常に重要なプロセスです。

広告関係4団体によって策定された、それらの内容を明確にし、確認書としてメールの書面をもって確認するためのガイドラインを紹介します。

広告関係4団体が「広告制作取引『受発注』ガイドライン」を策定

策定に加わった4団体は、下記の通り。

• JAA 日本アドバタイザーズ協会
• JAAA 日本広告業協会
• JAC 日本アド・コンテンツ制作協会
• OAC 日本広告制作協会

上記ページで、ガイドラインのPDFがダウンロードできます。

このガイドラインは制作費や納期などの発注内容を事前に明確にし、適切なスケジュール管理のもと業務管理を行い、受注/発注両者が長時間労働の抑制に取り組むことを目的としたものです。それらを「受発注確認書」として電子メールで取り交わすことをルールといたしました。

「広告制作取引『受発注』ガイドライン」より

ガイドラインでは、口頭による曖昧さを避けるために、メールでやり取りする際の事例も掲載されています。
※そのまま利用するのではなく、受発注両者の関係や状況に応じて変更してください。

以下は、制作会社から広告会社へメールをする場合の事例です。ガイドラインではほかにも事例が掲載されています。

メール「本文」のやり取りで内容を確認する書式: 確認書（制作会社→広告会社）

メール「本文」のやり取りで内容を確認する書式: 修正確認書（制作会社→広告会社）

メールにデータを添付して送付する場合: 確認書（制作会社→広告会社）

メールにデータを添付して送付する場合: 修正確認書（制作会社→広告会社）