美しい日本語を使いたい、ワンランク上のビジネスメールの作法

「お世話になっております」、「了解しました」、「取り急ぎ、お礼まで」など、ビジネスメールでよく使用する言い回しの間違った使い方、正しい使い方など、ビジネスメールのワンランク上の作法を紹介します。

メールのイメージ

下記は、月刊誌「日経おとなのOFF 4月号 美しい日本語」で紹介されている「『美メール』の作法」から、特に気になった箇所をピックアップしてまとめたものです。

マナー以前のビジネスメールの常識

  1. メールの件名は具体的に
    内容が分かる具体的な件名にしましょう。
    「こんにちは」「お願い」「なるはやで」は、ダメ。
  2. 返信メールの件名は変更しない
    同じ議題であれば件名は変更せずに、「Re: 」を付加して返信しましょう。
    議題を変更する際は、「was: 」を使用して元の件名を残します。
  3. メールの書き出しには挨拶をいれる
    簡単な挨拶は忘れないようにしましょう。
    例:「お世話になっております。」「お疲れさまです。」など
  4. 「結論→理由→詳細」の順で
    メールの内容は、要点を素早く伝えるために結論から記しましょう。
  5. 一文一義
    長い文章は読みづらいので、一つの文に一つの内容で記しましょう。
  6. 箇条書きの活用
    要点が二つ以上ある時は、箇条書きを使用すると分かりやすくなります。

ワンランク上のビジネスメールの作法

よく使用するフレーズも微妙な言い回しの違いで印象がだいぶ変わります。

  • 普通
    変更の件、了解しました
    ワンランク上
    変更の件、承知しました
    メモ
    仲間内であれば「了解」でもよいが、目上の人などには「承知しました」が適切。
  • 普通
    お世話になっております
    ワンランク上
    このたびは、お世話になります
    メモ
    初めての相手に使用する場合。
    「初めてメールをお送りいたします」でも可。
  • 普通
    お忙しいところ恐縮ですが
    ワンランク上
    ご多用のところ恐縮ですが
    メモ
    「お忙しい」「ご多忙」は悪印象。
  • 普通
    資料を受け取りました
    ワンランク上
    資料を拝見いたしました
    メモ
    謙譲語を使用して、丁寧なニュアンスに。
  • 普通
    取り急ぎ、お礼まで
    ワンランク上
    まずは、お礼を申し上げます
    メモ
    「取り急ぎ」は「忙しいなか、とりあえず」というニュアンスになるので失礼。
  • 普通
    当日はちょっと都合がつきません
    ワンランク上
    当日はあいにく都合がつきません
    メモ
    「ちょっと」は口語、「あいにく」などに置換。

シーン別のビジネスメールの作法

  • スケジュールの調整
    やり取りは一往復半を想定して、メールを書く。
    最初のメールで複数の候補日を提示するなど、効率の良いメールにする。
  • 催促
    要件を催促するのではなく、まずは送信したメールが届いているか確認をする。これだけでやんわりと催促することができる。
  • 断る
    まずは誘ってくれたことに感謝を伝え、最後に「また誘ってほしい」と次に繋がる言葉を添える。
  • 依頼
    こちらの都合をおしつけるのではなく、低姿勢に相手の事情を考慮して相談する形をとる。
  • 苦情
    感情的にならずに客観的に現状を説明し、希望する対応を伝える。

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著:
藤田 英時
出版社:
日本実業出版社
発売日:
2010/5/27

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